Spese di rappresentanza. Cosa sono e come funzionano

La rappresentanza è una voce di spesa importante per qualsiasi istituzione culturale. Ecco una serie di consigli per orientarsi su un terreno delicato e complesso, tra regole fiscali ed economia. E naturalmente attenzione ai regali di Natale.

Il Christmas screensaver di Ai Weiwei
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Le spese di rappresentanza sono disciplinate dall’art. 108, comma 2 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi). In linea generale sono dirette a promuovere e consolidare il prestigio dell’impresa. Al comma 1 dello stesso articolo troviamo le spese di pubblicità, di solito rivolte a un pubblico indistinto, mentre i costi di rappresentanza sono indirizzati a una cerchia ristretta di soggetti e producono nei loro confronti un vantaggio in senso lato anche patrimoniale, più o meno apprezzabile (si pensi a un omaggio, all’invito a una cena, a medaglie, targhe, libri celebrativi ecc.).
Le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo d’imposta di sostenimento se rispondenti ai requisiti di inerenza e congruità, anche in funzione della natura e della destinazione delle stesse, del volume dei proventi dell‘attività caratteristica, anche internazionale (quest’ultima da non sottovalutare nel caso per esempio di enti con rapporti con l’estero: si pensi per i prestiti). Sono comunque deducibili le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a euro 50.
Per un’istituzione culturale le spese di rappresentanza sono tali se assolvono le seguenti finalità:
– sostenute con scopi promozionali e di pubbliche relazioni in stretta correlazione con le finalità istituzionali;
– ragionevoli in funzione della qualità e quantità;
– coerenti con gli usi e le pratiche del settore;
– in grado di qualificare il/i soggetto/i destinatario/i della spesa.

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INERENZA, ANTIECONOMICITÀ E SPESE
L’inerenza ha anche il fine di escludere la deducibilità per le spese estranee all’impresa culturale, destinate al consumo personale o familiare dei soci, degli amministratori, dei dipendenti e di altri terzi. Vi è anche un profilo “quantitativo” dell’inerenza, quando i costi risultano sproporzionati rispetto alle dimensioni e al profilo dell’ente, collegandosi inevitabilmente al concetto di antieconomicità; concetto quest’ultimo che non collide con l’assenza dello scopo di lucro, tipico della maggior parte delle istituzioni culturali.
Il principio di congruità va inteso rispetto agli altri costi e proventi dichiarati.
Le spese di rappresentanza hanno un plafond di deducibilità che dal 1° gennaio 2016 è pari:
– all’1,5% dei ricavi e altri proventi fino a 10 milioni di euro;
– allo 0,6% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni;
– allo 0,4% dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente 50 milioni.
Ai fini IVA valgono le seguenti regole di detraibilità:
– detraibilità IVA al 100% per le spese di rappresentanza fino a euro 50;
– indetraibilità IVA al 100% per le spese di rappresentanza superiori a euro 50.

In linea generale l’ente culturale, nella netta e tipica distinzione tra proventi istituzionali (non tassati: per esempio i contributi e le liberalità) e proventi commerciali (tassati: la norma fiscale del plafond sopra descritto è a questi ultimi che si riferisce), deve inquadrare nella rappresentanza le spese sostenute per varie forme di ospitalità, di manifestazione di ossequio e di considerazione che l’ente realizza a tale scopo, attraverso i propri rappresentanti, nei confronti di organi e soggetti estranei, anch’essi dotati di rappresentatività per mantenere o veder accrescere il prestigio.

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GLI ACCORGIMENTI
Non sempre è facile individuarle con sicurezza. Vi sono situazioni di spese che in concreto possono trovarsi al confine tra due o più categorie: di rappresentanza, di pubblicità, di funzionamento e per attività culturali. Per questo sono importanti alcuni accorgimenti di metodo: acquisire e conservare tutta la documentazione necessaria a provare il contesto nel quale una spesa è stata sostenuta (inviti, modulistica, mail e scambi di corrispondenza, contratti ecc.); rappresentare la gestione con appositi centri di costo/investimento – anche in via extracontabile – nei quali far confluire anche le spese di rappresentanza insieme a quelle di funzionamento, così da evitare l’effetto “calderone” con una sola singola voce difficilmente ricostruibile soprattutto ex post.

Irene Sanesi

Articolo pubblicato su Artribune Magazine #32

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Irene Sanesi
Dottore commercialista e revisore legale. Socio fondatore e partner di BBS-pro Ballerini Sanesi professionisti associati e di BBS-Lombard con sedi a Prato e Milano. Opera in particolare nell’ambito dell’economia gestione e fiscalità del Terzo Settore con particolare riferimento alla cultura, settore nel quale pubblica e svolge attività di consulenza, apprendimento organizzativo e formazione per soggetti privati e pubblici. È esperta di fundraising per la cultura per cui cura campagne di raccolta fondi, occupandosi di formazione mentoring e consulenza per imprese culturali e creative ed in particolare per i musei. Fra le sue pubblicazioni: L’economia del museo (Egea, 2002), Creatività cultura creazione di valore. Incanto economy (Franco Angeli, 2011), Il valore del museo (Franco Angeli, 2014), “Il problema delle risorse: incentivi fiscali e fundraising” in Il pubblico ha sempre ragione? Presente e futuro delle politiche culturali (a cura di Filippo Cavazzoni, IBL, ottobre 2018), Buona ventura. Lezioni italiane di storia economica per imprenditori del futuro (Il Mulino, 2018). Su Artribune Magazine è presente la sua rubrica “Gestionalia”. Scrive per Il Giornale delle fondazioni e Arteconomy. Per il CNDCEC (Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili) è componente del Gruppo di lavoro Economia e Cultura. Dal 2011 al 2018 ha presieduto per l’UNGDCEC (Unione Nazionale Giovani Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili) la commissione Economia della Cultura. Presidente dell’Opera di Santa Croce di Firenze. Presidente della Fondazione per le arti contemporanee in Toscana (il soggetto gestore del Centro per l'arte contemporanea L. Pecci Prato). Dal 2008 al 2016 è stata vice-presidente della Fondazione Istituto Internazionale di Storia Economica F. Datini. Tesoriere economo dell’Accademia delle Arti del Disegno. Economo della Diocesi di Prato. Membro del GAV (Gruppo Auto Valutazione) Università degli Studi di Firenze, Facoltà di Economia.